Participace a komunikace

Popis tématu participace a komunikace z pohledu obce
Přečtete za 14 minut
Participace
Komunikace
Participativní design
Co-design
Participace a komunikace je mnohdy podceňovanou, a přitom stěžejní oblastí přípravy záměru stavební zakázky. Jakým způsobem do projektu zapojíme jeho budoucí uživatele a umožníme přenos informací realizátorům je totiž rozhodující nejen pro kvalitu řešení jako takového, ale snad i především pro efektivitu vynaloženého úsilí i finančních prostředků. Můžeme mít k dispozici sebelepší technické vybavení i armádu odborníků na straně realizátora, ale nesprávně či ledabyle nastavený komunikační proces již od prvních fází příprav nám celé úsilí přesto může značně prodloužit, prodražit nebo docela zhatit a ve výsledku vést k plýtvání drahocennými zdroji. Nejedna samospráva má bohaté zkušenosti s problémy se špatně komunikovaným a participovaným stavebním projektem a nejedno řešení muselo být v průběhu realizace přepracováno nebo úplně zastaveno pro pozdě zjištěné informace či odpor neinformované veřejnosti.
Základem každého projektu by mělo být nastavení efektivní a dostatečné komunikace důležitých informací mezi všemi zúčastněnými stranami.

Hlavní témata z pohledu zadavatele
Celková komunikační a participační strategie
Již na začátku přípravy projektu je třeba zhodnotit, komu bude projekt zejména sloužit a koho dalšího bude jakkoliv ovlivňovat. Může se jednat o organizace, skupiny a kategorie obyvatel nebo i klíčové jednotlivce. Na základě tohoto zhodnocení vzniká plán komunikace a proaktivního zapojování vytipovaných osob po celou dobu přípravy i realizace projektu. Takový plán obsahuje časový harmonogram a strategii informování a zapojování cílových skupin s využitím kombinace vhodně zvolených metod. Obec může komunikační a participační strategii vytvořit interně, pokud na to má dostatečnou zkušenost a kapacitu, či její přípravou i zajištěním pověřit externího dodavatele.  
Komunikace projektu cílovým skupinám
Klíčovou rolí obce je zajistit dostatečný přísun informací o projektu jak uvnitř úřadu, tak směrem k cílovým skupinám. Včasná komunikace pomáhá předcházet nedorozuměním, nepodloženým domněnkám a dezinformacím. Jinými slovy, všechny cílové skupiny by měly mít dodatek informací od zadavatele, aby je nemuseli čerpat z jiných zdrojů. Doporučujeme touto agendou pověřit zodpovědnou osobu, která bude informace proaktivně získávat mezi spolupracovníky a bude odpovědná za jejich dostatečné zveřejňování.

Mapování potřeb a funkční specifikace budovy
Základním vstupem pro plánování výstavby by mělo být porozumění potřebám cílových skupin a popis funkcí, které by měla budova plnit. Je přitom třeba myslet na potřeby primárních cílových skupin projektu a zároveň občanů jako celku. Je také třeba myslet na to, že potřeby se mohou vyvíjet a závisí na celkovém rozvoji města. Proto je dobré kombinovat přímé zapojení občanů se sociologickým šetřením a demografickou analýzou.

Zapojování partnerů do plánování projektu
Vhodně („reprezentativně“) vybraný vzorek uživatelů i dalších cílových osob (dotčených skupin a institucí, expertů…) je důležité a užitečné zapojit do plánování zadání či přímé realizace projektu. Zadavatel by měl ale zajistit, že budou mít aktéři plánovacího procesu správné informace o technických možnostech řešení, faktorech, které mohou projekt ovlivnit, a jejich dopadech na projekt a obec jako celek (není cílem zapojení vyrobit anketu, ve které si její respondenti „odhlasují“, že na hlavním náměstí bude stát tobogán). Informovanosti může pomoci přítomnost nezávislých odborníků v procesu, či využívání příkladů dobré praxe. Tímto přispěje k tomu, že návrhy a připomínky partnerů budou vycházet ze společné znalosti, budou realističtější a použitelnější pro konkrétní projekt i přístupnější společné diskusi.  Důležité je také účastníky procesu přizvat ve fázi, kdy mohou pomoci k dotváření zadání či řešení, tedy ani příliš brzo (ve fázi „mlhavých kontur“) ani příliš pozdě (ve fázi odhlasovaného či realizovaného řešení).

Zapojování partnerů do tvorby provozního modelu realizace
V rámci přípravy projektu je dobré nezapomínat na denní (a životní) cyklus výsledné budovy nebo jiné realizace. Je třeba postupně specifikovat, kdo bude výsledek projektu využívat, kdo se bude podílet na jejím provozu, případně i kdo za něj bude zodpovědný. Tyto skutečnosti mají zpravidla zásadní vliv na celé řešení a je dobré je mít dostatečně dobře naplánované a prokomunikované se všemi zúčastněnými stranami ještě před pokročilejšími fázemi přípravy. Pokud jde o konkrétní a již známé osoby či skupiny, je velmi žádoucí zahrnout do přípravy provozního modelu. Pokud konkrétní uživatelé nejsou zatím známi, je dobré je co nejdříve vybrat. Pokud ni to není možné, k rozvahám nad provozním modelem lze přizvat jiné zástupce předpokládaných skupin či profesí a odborníky na tématiku.

Principy a nástroje
Každý projekt by měl mít participační a komunikační strategii, která pro identifikované skupiny navrhne míru a způsob zapojení do klíčových fází projektu. Tato strategie by se měla držet následujících zásad:

Jasný cíl participace a vazba na projekt: Je vytvořený plán participace, ze kterého je zřejmý účel a vazba procesu participace na jednotlivé fáze projektu a rozhodnutí.
Jasná odpovědnost za proces: Je jasně rozdělená odpovědnost za koordinaci procesu participace a zapracování jeho výsledků do projektu. V týmu jsou odborníci nebo proškolení úředníci, kteří umí navrhnout postup a řídit diskusi.
Analýza cílových skupin na začátku projektu: Koho se projekt dotýká? Kdo by měl být předně zapojen? Kdo může přinést cenné informace o současném stavu?
Důsledná komunikace před i po participačním procesu: S participací dopředu počítají všichni relevantní aktéři. Po skončení je jasně komunikován výsledek procesu a další postup.
Zapojení odborníků do diskuse: Aktéři projektu by měli mít možnost diskutovat s nezávislým odborníkem (například energetikem, architektem), aby rozuměli technickým možnostem a limitům dostupných řešení.
Využití lokálních zdrojů: Pro participaci je vhodné využít existující infrastrukturu, jako jsou místní noviny, webové stránky, zažitá místa setkávání a lokální autority (včetně těch neformálních) a navázat na výsledky předcházejících participačních aktivit a šetření potřeb.
Otevřenost a přístupnost: Všichni občané a místní aktéři by měli mít možnost zapojit se v přiměřené míře do procesu. Je třeba kombinovat online a offline komunikaci, realizovat setkání ve vhodný čas a proaktivně oslovit cílové skupiny v místě, kde žijí a pracují.
Kombinace více metod: Vhodně v čase rozprostřít různé metody participace a kombinovat otevřenou participaci s cíleným mapováním potřeb. 
Zapojení klíčových zástupců města: Politici i úředníci zodpovědní za projekt by se měli aktivně účastnit workshopů a setkání.
Partnerský přístup: Město by mělo zapojit klíčové aktéry jako partnery, kteří mohou přinést cenné informace i otázky. Je třeba vytvořit prostor pro sdílení myšlenek, výměnu emocí a diskusi.  
Žádný návod není univerzální: Vždycky je třeba pochopit lokální kontext a kreativně nastavit proces. Neexistuje jeden univerzální postup. Každý projekt má svá specifika a rozdílné nároky na koordinaci.

Benefity uplatnění zásad
Zvýšení kvality výstupu projektu -  projekt naplňuje reálné potřeby cílových skupin a společné cíle.
Zvýšení spokojenosti občanů s výsledkem projektu a porozumění faktorům a limitům, které projekt formovaly. 
Předcházení konfliktům a nedorozuměním
Odhalení možných problémů a nedostatků
Podpora udržitelnosti projektu - zapojení většího množství lidí do přípravy pomáhá předcházet politickým tlakům a nekoncepčním rozhodnutím po změně ve vedení města.

Benefity dlouhodobého naplňování zásad napříč projekty a oblastmi:
Rozvoj kultury spolupráce a vzájemné důvěry aktérů.
Aktivizace společnosti, zvyšování angažovanosti občanů a zájmu o město.
Pocit sounáležitosti s místem a komunitou a pocitu spolu-vlastnictví.
Zvyšování sebedůvěry a sebehodnocení účastníků procesu. Posílení občanské společnosti a kvality života obyvatel.
Transparentnost úřadu a otevřenost vůči veřejnosti.

Časté chyby a nedostatky
Absence stanoveného cíle: Není jasná vazba na projekt, není jasný účel participace, není vytvořený a schválený plán participace.
Nedostatečná koordinace a roztříštěnost: není určena odpovědnost za proces.
Pozdní začátek participace: Participace jako legitimizace existujícího rozhodnutí / participace zahájena až na základě vnějšího tlaku.
Špatná komunikace o participaci: lidé se ztrácí, nerozumí procesu, neví kdy a jak se mohou zapojit a co mohou od procesu čekat.
Chybí analýza zainteresovaných stran: Nejasné definování konkrétních cílových skupin. Koho se projekt dotýká? Kdo by měl být předně zapojen? Kdo může přinést informace o místě, problému nebo komunitě?
Příliš úzká/příliš plošná participace: Klíčoví hráči nejsou proaktivně osloveni, chybí strategie oslovení a zapojení.
Participace na oko/participace pro participaci: bez reálného zájmu komunikovat a hledat společně nejlepší řešení. Jedná se o legitimizaci existujícího řešení, nebo o participaci vynucenou nespokojenými občany. 
Nepřístupnost participačního procesu: pouze online, pouze projednání v nevhodný čas…
Jednostranná komunikace: pouze informování o rozhodnutích, případně zjišťování potřeb bez zprostředkování důležitých informací a dialogu.
Chybí zpětná vazba zúčastněným: co jsme zapracovali, co ne a proč, co bude dál.
Participace omezená na hlasování/referendum.
Důraz na čísla: kvalita procesu se hodnotí jen podle toho, kolik lidí se zapojilo. Ne vždy je maximální participace nejlepší.
Příliš technokratický přístup – vše vyřeší aplikace/webový portál.
Nechuť zástupců zadavatele/“vlastníků projektu“ být osobně u toho a účastnit se participačních aktivit, nebo je aspoň zastřešit

Doporučení k využití participativního designu
Zapojení cílových skupin projektu může pomoci lépe porozumět kontextu, do kterého chceme implementovat nová řešení. V oblasti výstavby je vhodné zaměřit se na následující témata a oblasti:

Aktuální potřeby a problémy cílových skupin
Cílové skupiny často řeší akutní problémy, které s navrhovaným projektem přímo nesouvisí. Je třeba pochopit jejich aktuální situaci a najít „velká témata“ které v cílové skupině rezonují. konkrétní projekt pak lze do tohoto kontextu zasadit.

Informace o současném stavu budov
Uživatelé budov mohou přinést cenné informace o tom, jak v současné době fungují dotčené budovy a upozornit na technické či provozní problémy, které je třeba vyřešit. Získané informace přitom mohou být využity i nad rámec daného projektu.

Existující záměry a synergické projekty
V rámci zapojení klíčových aktérů lze identifkovat existující záměry se vztahem k daném projektu. Nemusí se jednat jen o stavební projekty ale například projekty podporující komunitní život, udržitelný rozvoj města či zavádění energeticky efektivních opatření. V takovém případě je vhodné využít možné synergie mezi projekty.

Mapování obav a postojů
Je důležité porozumět tomu, jak klíčový aktéři vnímají navrhovaná řešení a z jakých vycházejí informací. Pokud jejich obavy, ale i vnímané přínosy vychází ze zkreslených informací či domněnek, je vhodné zaměřit se na tyto obavy v další komunikaci, ideálně s podporou nezávislých expertů.

Přítomnost zkušeného facilitátora
Pokud je realizován komplexnější projekt, či projekt, u kterého se čeká intenzivní zapojení více zainteresovaných stran, nebo náročnější diskuse, je vhodné vyčlenit v rámci přípravného týmu samostatnou pozici facilitátora/koordinátora participace. Facilitátor by měl v rámci návrhu strategie participace uplatnit výše uvedené principy participace.

Zapojení experta do přípravy participativního procesu
Na přípravě participativního procesu by se měl podílet odborník, který zodpovídá za přípravu odborných podkladů či zadání pro realizaci. Odborník definuje, jaké informace potřebuje od cílových skupin zjistit a jaká témata bude potřeba v rámci procesu komunikovat a diskutovat. Konkrétní specializace by měla vycházet z podstaty projektu.

Potenciál spojení s dalšími tématy
Proces participace může být relativně časově náročný a zaměření pouze na jeden objekt nemusí být vnímáno jako efektivní vynaložení zdrojů (zvlášť u menších projektů). Je proto dobré doplnit do procesu participace širší diskusi o rozvoji města či určitého území.

Zapojení provozovatele budovy/systému do procesu
Je klíčové, aby se do procesu návrhu a optimalizace řešení zapojila osoba/organizace, které bude zodpovídat za provoz budovy nebo technologie po realizaci projektu Zpravidla se jedná o správce budovy nebo energetického manažera. Tyto klíčové osoby mohou přinést cenné informace o stávajícím chování budovy. Jejich zapojení navíc zaručí, že budou moci optimalizovat návrh řešení a získají dostatečný vhled k tomu, aby mohly zajistit efektivní provoz a údržbu. 

Návrh organizačního a provozního modelu
V rámci tvorby návrhu opatření je třeba definovat, kdo a jak bude dané řešení provozovat, využívat a udržovat a zohlednit personální náklady na provoz v celkové bilanci řešení. Zároveň je třeba zohlednit nároky na kompetence uživatelů a případně do projektu zařadit aktivity zaměřené na jejich zaškolení.

Ověření řešení a optimalizace provozu
V rámci projektu by mělo opakovaně docházet o ověření řešení s jeho klíčovými uživateli a jeho optimalizaci na základě zpětné vazby. Kromě ověření ve fázi podnětu/investičního záměru je nutné naplánovat evaluaci po dokončení realizace opatření – ideálně po několika měsících provozu. Je důležité ověřit, zda řešení funguje správě a zda nejsou žádné problémy na straně uživatelů. 

Doporučení ke komunikaci řešení a jejich přínosů
Klíčovým předpokladem participace je předání srozumitelných informací klíčovým aktérům projektu a podpořit jejich informované rozhodování. Při komunikaci řešení se doporučujeme zaměřit na následující témata:

Nulová varianta
V rámci projektu je potřeba definovat a komunikovat cílovým skupinám co se stane, když nebude projekt realizován. Jaké budou náklady na provoz budov? Co bude nutné řešit i bez realizace opatření? Představuje nulová varianta nějaká rizika? Nulová varianta je důležitá k tomu, aby mohli účastníci procesu posoudit přínos navrhovaného řešení. 

Porovnání alternativních možností
V rámci projektu je třeba pracovat s alternativními možnostmi řešení a komunikovat jejich výhody a nevýhody. Pokud je komunikováno jen jedno řešení (byť je již zřejmé, že je nejvhodnější), může dojít u cílových skupiny k preferenci alternativy čistě proto, že je u ní vyzdvižena jedna izolovaná výhoda a nejsou zohledněny možné nedostatky či limitující faktory. Na začátku je důležité projít všechny možné varianty a popsat jejich možné výhody, nevýhody, rizika a lokální faktory, které mohou ovlivnit jejich vhodnost. V dalších fázích projektu je pak třeba připomínat, proč bylo rozhodnuto o dané variantě a že byly zváženy i alternativy (včetně nulové varianty).

Možnosti a limity technologií a budov
V rámci diskuse by měl být přítomný expert, který dokáže rychle reagovat na dotazy cílových skupin a vyvracet nepodložené informace či obavy. Účastníci procesu musí mít reálnou představu o možnostech a limitech technologií a budov, aby se mohli plnohodnotně zapojit do diskuse a realizovat informovaná rozhodnutí. Důležité je také vysvětlovat omezení na straně města a vliv lokálních faktorů na možnost využít jednotlivé technologie.

Přínos pro město, jednotlivé organizace a cílové skupiny
Pro přijetí projektu je zásadní, aby zástupci cílových skupin vnímali, že bude mít jeho realizace pozitivní dopad. Je přitom důležité, aby byl prezentován jak přínos pro město jako celek, tak přínos pro jednotlivé organizace, či skupiny obyvatel. 
Mezi přínosy pro město jako celek patří zlepšení dostupnosti služeb, ekonomické přínosy, zlepšení mikroklimatu obce, zvýšení kvality veřejných prostranství apod. Zároveň může projekt zlepšit image města.
V případě rekonstrukcí mohou městské organizace těžit z úspor – například příspěvková organizace sídlící v dotčených objektech dostane část úspor do vlastního rozpočtu. 
Pro obyvatele může být přínosem naplnění potřeb a poptávky po určitých službách, zvýšení komfortu uvnitř budov (například žáci školy či návštěvníci úřadu). 

Pozitivní dopad na životní prostředí
V neposlední řadě je třeba komunikovat (a prosazovat) pozitivní dopad opatření na životní prostředí jako celek. Opět je dobré, aby byl v rámci diskuse přítomen odborník, neboť v této oblasti panuje řada mylných představ.
Reference / Zdroje

IPR PRAHA. MANUÁL PARTICIPACE: JAK ZAPOJIT VEŘEJNOST DO PLÁNOVÁNÍ MĚSTA. 11 2021. URL: https://www.iprpraha.cz/manualparticipace .
Poslední změna: 9/29/2021 7:18:07 PM