Příprava zpracování podnětu
Etapa
Fáze
1.1.3.Usnesení zastupitelstva o zpracování podnětu
1.1.4.Příprava zpracování podnětu
1.1.5.Zapojení dotčených aktérů podnětu
Přečtete za 3 minuty
Účel
Podrobnější plán postupu, sestavení přípravného týmu, analýza zainteresovaných stran a zasmluvnění externích expertů a dodavetelů služeb.
Zodpovědnost
Osoby pověřené v rámci usnesení zastupitelstva. Idální je, pokud je vytvořena skupina koordinovaná jedním pověřeným pracovníkem obce (koordinátor), politickým sponzorem (volený zástupce obce) a dále odbornými garanty (městký architekt, městký energetik, zástupci příslušných úřadů) a věcnými garanty (například ředitel školy v případě její přestavby).
Trvání aktivity
Vlastní příprava cca 2 týdny. Případné oslovení a zasmluvnění externistů může zásadním způsobem ovlivnit trvání aktivity.
Orientační náklady
Samotná příprava vyžaduje zejména časovou kapacitu pracovníků úřadu a zapojených organizací. Dále dochází k zasmluvnění externistů dle stanovených parametrů.
Výstup
Plán postupu zpracování pondětu včetně podrobnějšího rozdělení zodpovědnosti a zasmluvnění externistů.
Popis aktivity
Cílem aktivity je připravit podmínky pro úspěšnou realizaci zpracování podnětu.
Kontrola a doplnění podkladů
Je provedeno překontrolování podkladových dokumentů a případné dodplnění chybějících podkladů, či digitalizaci podkladů dostupných pouze v v tištěné podobě. Měla by být vytvořena elektronická složka se všemi podklady (pokud ještě neexistuje). Jsou revidovány informace vyplněné v rámci pracovního dokumentu.
Dále je koordinátorem navržen podrobnější/aktualizovaný harmonogram dalšího postupu vycházející z plánu schávleného zastupitelstvem. Pokud se ukáže, že je pro realizaci projektu nuté zásadně zasáhnout do schávaleného plánu (rozpočet, trvání, rozsah aktivit) je třeba povrdit změny s pověřeným zástupcem vedení města případně vrátit proces o krok zpět.
Sestavení pracovní skupiny a analýza zainteresovaných stran
Je vytvořena pracaovní skupina na straně obce. Při sestavování týmu doporučujeme zvážit následující kategorie aktérů:
- Koordinátor na straně obce (pověřený rozhodnutím zastupitelstva)
- Volený zástupce obce
- Odborníci na straně obce a zástupci odborů (architekt, člen stavební komise, energetik, odbory dle zaměření podnětu)
- Zástupci organizací, které mají být primárním uživatelem výsledku
Se členy přípravného týmu je realizováno úvodní setkání (případně serie setkání), v rámci kterého proběhne sladění očekávání, rozdělení rolí v rámci zpracování podnětu, revize hramonogramu a analýza zainteresovaných stran.
V rámci mapování zainteresovaných stran je sestaven seznam organizací, skupin a osob, které mohou v rámci zpracování podnětu určit jeho potřebnost či poskytnout informace k možnostem jeho řešení.
Zasmluvnění externistů
Interní kapacitu týmu na straně města je často potřeba doplnit o externí experty či poskytovatele komplexních služeb. K zasmluvnění externích kapacit definovaných v rámci plánu zpracování podnětu by mělo dojít co nejdříve. Proces zasmluvnění se řídí zákonem o věřejných zakázkách a interními předpisy obce. Další doporučení týkající se zadávání jsou uvedeny zde (ODKAZ).
V této fázi může dojít k zasmluvnění následujících týpů služeb:
- Dílčí externí konzultace a odhady (enrgetik, architekt, statik, ekonom). Nemělo by se ještě jednat o průzkumy či analýzy, ale o doporučení vycházející z praxe, dostupných podkladů a rešerše dobré praxe (viz aktivity ODKAZ a ODKAZ). Externí experti by měli být vhodně zapojeni do pracovní skupiny a projednání.
- Zapojení relevantních aktérů a analýza potřeb:
- externí koordinátor participace (příprava a realizace zapojení cílových skupin)
- sociolog/sociální geograf (základní socio-demografická rozvaha, ověření potřebnosti a možných přínosů),
- ekonom (DOPLNIT)
- Komplexní podpora zpracování podnětu - zpracování podnětu je jako celek zamsluvněno externě. Dodavatel zajišťuje odbornou garanci ve vybraných oblastech (dotační poradenství, archiketkutra, participace) a zároveň zodpovídá za koorinaci procesu.
Osoby a organizace a osoby zapojené do přípravy podnětu by měly být automaticky vyloučeny z případných zakázek na zpracování projektu či realizaci stavby. Tuto skutečnost je jim třeba oznámit. Mohou zůstat zapojeny v návazných fázích, ale opět pouze v podpůrné roli na straně obce.
Poslední změna: 9/29/2021 7:45:19 AM