Příprava podnětu k projednání
Etapa
Fáze
1.1.1.Podání podnětu
1.1.2.Příprava podnětu k projednání
1.1.3.Usnesení zastupitelstva o zpracování podnětu
Proces - aktivita
Přečtete za 4 minuty
Účel
Zajištění podkladů pro prvotní posouzení podnětu, předběžný návrh zpracování podnětu a odhad náročnosti jeho zpracování. V rámci aktivity je třeba shromáždit již dostupné podklady, ale také identifikovat jaké podklady chybí a bylo by vhodné je v rámci zpracování podnětu doplnit.
Zodpovědnost
Pověřený pracovník úřadu ideálně ve spolupráci s politickým "sponzorem", tedy voleným zástupcem vedení města.
Trvání aktivity
2 - 4 týdny
Orientační náklady
Mělo by se jednat o zpracování dostupných informací tvz. "od stolu". Aktivita tedy vyžaduje pouze interní lidské zdroje úřadu. Dle roszahu podnětu a množství dostupných informací se jedná o jeden až pět dní práce pověřené osoby a jeden až tři dny politického spoznora.
Výstup
Podklad pro projednání ponděntu zastupitelstvem obce. Jedná se o doplnění dostupných podkladů do šablony Podnět (odkaz) včetně doporučení dalšího postupu. Pověřená osoba se vyjádří ke všem položkám šablony a popíše současný stav podkladů.
Aktivita navazuje na aktivitu 1.1.1. Vychází tedy z přijatého podnětu vyplněného do šablony "Podnět" (ODKAZ). Cílem je připravit podklad pro první informované rozhodnutí o dalším zpracování podnětu. V rámci aktivity nevznikají nové podklady a nejsou prováděny výzkumy ani analýzy. Jedná se čistě o systematizaci podkladů a rozvahu o možnostech dalšího postupu. Doporučujeme následujících postup:
Shromážění dostupných dokumentů a dalších podkladů souvisejících s podnětem
Pověřený pracovník shromáždí dokumenty související s předloženým podnětem, které poslouží jako zdroj informací pro přípravu Podnětu k projednání i v dalších fázích jeho zpracování. Jedná se například o:
- existující dokumentace ke konkrétnímu pozemku či budově (včetně již realizovaných průzkumů, analýz a studií)
- dílčí strategie a analýzy pro oblasti, které se daný podnět dotýká (školství, kultura, sociální oblast)
- územně-analytické podklady
- závěry šetření potřeb obyvatel či výsledky komunitního plánování
- územní a regulační plán (pokud je k dispozici)
- program rozvoje obce a další strategické dokumenty (strategie obce, akční plán)
- rozpočtový výhled obce
- existující záměry či připravované projekty související s podnětem
- data o spotřebě energií a energetickém standardu budovy (u stávajících budov, zejména, pokud je důraz na energetické řešení).
Doporučujeme vytvořit digitální složku pro podklady k danému podnětu s popisem všech materiálů, které se v ní nachází a seznamem všech materiálů, včetně těch, které jsou dostupné pouze v tištěné formě. V případě dalšího rozpracování podnětu by měly být digitalizovány všechny dokumenty.
Zpracování dostupných informací
Druhým krokem je doplnění dostupných informací do pracovního dokumentu (viz šablona Podnět – sekce Současný stav a Zhodnocení potřebnosti). Cílem je vytvoření přehledné prezentace všech dostupných informací. Pověřený pracovník úřadu prochází jednotlivé položky šablony a s využitím shromážděných podkladů je vyplňuje. Vyplnění by mělo být stručné a obsahovat odkaz na zdroj informace a případně rok, ke kterému je daná informace aktuální Nemělo by se jednat o citování dlouhé pasáže textu ze zdrojového dokumentu ani o pouhý odkaz na dokument, který informaci odkazuje.
Kromě sekce Současný stav jsou doplněny dostupné informace do sekce Zhodnocení potřebnosti. Jedná se zejména o vazbu podnětu na strategické dokumenty, podklady umožňující zhodnotit sociální a ekonomické souvislosti (včetně existujících záměrů v území) a uvedení vazby na již realizovaná šetření potřeb.
Návrh postupu zpracování Podnětu
Třetím krokem je odhad nároků na další zpracování podnětu a formulace doporučení dalšího postupu (vis šablona Podnět – sekce Návrh dalšího postupu). Je vytvořen odhad nároků na interní a externí zdroje potřebné pro zpracování podnětu. Návrh dalšího postupu by měl obsahovat přehled aktivit, které je třeba realizovat před následujícím milníkem (Mezitímní rozhodnutí o podnětu) a orientační harmonogram zpracování. Jako podklad pro tento přehled či plán může posloužit seznam aktivit v rámci fáze Podnět (ODKAZ).
Návrh dalšího postupu by měl vyjmenovat osoby a organizace na straně obce, které je třeba zapojit do přípravy a vyčíslit počet hodin, které je třeba dedikovat jednotlivým aktivitám. Klíčovou informací jsou případné externí náklady na konzultace a služby, které je třeba rozhodnutím vedení obce na zpracování podnětu alokovat (zejména pro aktivity 1.1.5, 1.1.6 a 1.1.7 ODKAZY).
V měla být navržena osoba pověřená koordinací celého procesu (případně kombinace volený zástupce a zaměstnanec obce).
V případě, že má obec vlastního architekta (městský architekt), je třeba popsat jeho roli v rámci zpracování podnětu. Městky architekt by se měl zapojit do přípravy Podnětu k projednání a ideálně by měl být přítomen představení podnětu či jej přímo aktivně prezentovat.
Návrh dalšího postupy by měl dále upozornit na obdobné či konfliktní záměry a případné konflikty se se strategickými a plánovacími dokumenty města a případně doporučit možnosti vypořádání těchto konfliktů.
V rámci přípravy dalšího postupu je třeba mít na paměti, že zpracování Podnětu by ještě nemělo vyžadovat rozsáhlejší průzkumy, analýzy a studie. Cílem procesu je především posoudit potřebnost a zmapovat možnosti řešení na úrovni expertních konzultací a kvalifikovaných odhadů. Samotná příprava Podnětu k prvnímu projednání by neměla být příliš časově náročná a měla by vycházet pouze z dostupných informací.
Poslední změna: 9/29/2021 7:47:47 PM